Datenschutz & Sicherheit in der Praxis

Diese Seite erklärt die technischen Zusammenhänge, damit Ihre Praxis den Einsatz sauber bewerten und dokumentieren kann. Sie ersetzt keine Rechtsberatung. Die verbindlichen Informationen stehen in unseren Datenschutzhinweisen.

Welche Daten fließen bei einem Aufruf?#

Bei jedem Aufruf werden genau zwei Angaben übertragen und gespeichert:

• name – der Text, den Sie senden (z. B. „Wartenummer 42“, „Frau Müller“ oder „Herr Max Mustermann“)
• room – das Zimmer

Dazu kommen Zeitpunkt und das Wartezimmer. Es werden keine Geburtsdaten, Versichertennummern, Diagnosen oder sonstigen Patientendaten übertragen – es sei denn, Sie schreiben sie in den Aufruftext, was Sie nicht tun sollten.

Sie bestimmen, wie viel angezeigt wird#

Variante	Beispiel	Bewertung
Wartenummer	„Wartenummer 42“	Keine personenbezogene Angabe für Mitwartende – empfohlen
Anrede + Nachname	„Frau Müller“	Entspricht dem üblichen mündlichen Aufruf
Voller Name	„Frau Anna Müller“	Mehr als nötig – nur wenn es organisatorisch erforderlich ist

Die Datenschutz-Aufsichtsbehörden sehen den Namensaufruf im Wartezimmer grundsätzlich als zulässig an, wenn er auf das Erforderliche beschränkt bleibt; anonyme Wartenummern sind die datensparsamste Lösung. Prüfen Sie, welche Variante zu Ihrer Praxis passt, und dokumentieren Sie die Entscheidung in Ihrem Verarbeitungsverzeichnis.

Sprachansage (Text-to-Speech)#

Die gesprochene Ansage wird aus dem Aufruftext erzeugt. Dafür wird nur der Ansagetext (z. B. „Frau Müller, gehen Sie in das Zimmer 3 bitte.“) an einen Text-to-Speech-Dienst übermittelt und die erzeugte Audiodatei anschließend zwischengespeichert, damit gleiche Ansagen nicht erneut erzeugt werden müssen. Welcher Dienst eingesetzt wird und auf welcher Grundlage, steht in den Datenschutzhinweisen. Wenn Sie ausschließlich Wartenummern aufrufen, enthält der übermittelte Text keine personenbezogenen Daten.

Anzeige-Zugriff (Fernseher)#

Wer die Anzeige eines Wartezimmers öffnen darf, steuern Sie pro Wartezimmer im Editor unter Anzeige-Zugriff:

• Login & verifiziert – nur angemeldete, verifizierte Teammitglieder.
• IP-Beschränkung – ohne Login, aber nur aus Ihrem Praxis-Netz (IP, IP-Bereich oder DynDNS-Hostname). Empfohlen für den Dauerbetrieb.
• Öffentlich – jeder mit dem Link sieht die Aufrufe, genau wie jemand, der im Wartezimmer sitzt. Das ist die Voreinstellung bei neuen Wartezimmern – wenn Sie Patientennamen aufrufen, stellen Sie den Modus vor dem ersten Einsatz um.

Jeder Zugriffsversuch auf die Anzeige wird mit IP-Adresse, Zeitpunkt und Ergebnis protokolliert (die letzten zehn Einträge sehen Sie im Editor). Zusätzlich gilt:

• den Kurzlink nicht per Chat/Screenshot weitergeben,
• bei Geräteverlust den Zugriffsmodus auf IP-Beschränkung oder Login stellen,
• Geräte im Wartezimmer so aufstellen, dass niemand den Browser bedienen kann (Kiosk-Modus, siehe Anzeige auf den Fernseher bringen).

API-Token#

Tokens erlauben Aufrufe im Namen eines Benutzers. Empfehlungen:

• Pro Arbeitsplatz ein Token, sprechend benannt.
• Beim Ausscheiden eines Mitarbeiters dessen Benutzerkonto aus dem Team entfernen – alle seine Tokens verlieren damit den Zugriff.
• Tokens regelmäßig prüfen und ungenutzte löschen.

Zugriffsschutz für Ihr Konto#

• Aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung (Profil → Two Factor Authentication).
• Verwenden Sie pro Person ein eigenes Login; keine geteilten Praxis-Logins.
• Beenden Sie unter Browser Sessions Sitzungen auf Geräten, die Sie nicht mehr nutzen.

Technische und organisatorische Maßnahmen (Auszug)#

• Verschlüsselte Übertragung (TLS/HTTPS) für Backend, API und Anzeige.
• Passwörter werden ausschließlich gehasht gespeichert.
• Mandantentrennung: Aufrufe, Medien und Wartezimmer sind strikt einem Team zugeordnet; Zugriff nur für Teammitglieder.
• Hosting auf Servern in Deutschland.

Was Sie für Ihre Datenschutzdokumentation brauchen#

1. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) – erhalten Sie von uns auf Anfrage über Kontakt.
2. Eintrag im Verarbeitungsverzeichnis: Zweck „Patientenaufruf im Wartezimmer“, Datenarten „Anrede/Nachname bzw. Wartenummer, Zimmer, Zeitpunkt“, Empfänger „Wartezimmer-Aufruf (Auftragsverarbeiter)“.
3. Hinweis in Ihrer Patienteninformation, dass Aufrufe über Bildschirm und Lautsprecher erfolgen; ggf. Möglichkeit für Patienten, eine Wartenummer statt des Namens zu wünschen.

Bei Fragen Ihres Datenschutzbeauftragten stellen wir gern weitere technische Informationen bereit.